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事務・ワーク

いわゆるデスクワークの仕事です。定型の業務が多く、パソコンをでの資料作成や整理、企画書を作成、電話対応などその業務は多岐にわたります。お金のチェックや、営業スタッフのバックアップなど業態もさまざまです。一度はOLをしていた方がアルバイトで事務職を始めるというパターンも多いですね。

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一般事務

社員のサポート業務をメインに電話応対、伝票整理、ファイリング、データ入力、表計算、コピー取りからなど、さまざまなオフィスワークを行う仕事です。仕事内容は専門的なことは少ないですが、はっきり言ってどんな職場にもにも欠かせない存在で、企業はこの人たちに支えられ回っているといっても過言ではありません。必要なのは高度な専門知識ではなく、社会人としての常識とバランス感覚。最近ではパソコンやワープロソフト、表計算ソフトは使えるのがあたりまえともいえます。また、敬語の使い方やビジネスマナー、も知っておくとよいでしょう。

受付

企業や病院、各種団体などの窓口で、来訪者の用件を聞いて適切な取り次ぎをしたり、外線電話の応対、店舗であれば会計も仕事に含まれる。民間企業、学校、病院、イベント会場など、場所に応じて業務は様々。大企業などでは社員を受付として配属したり、人材派遣会社から派遣することもあります。特に資格は必要ありませんが、受付での印象が企業のイメージに影響することも多いので、感じのいい応対や言葉遣いなどのマナー、細やかな気配りが求められます。直接人と応対するような窓口の場合、来訪者がなくても姿勢よくしていなければならないので、忍耐強さも必要だ。

営業アシスタント

営業スタッフを様々な面からサポートする仕事です。営業スタッフがコーディネートした案件で定型的な業務はアシスタントにお願いする、というスタイルが基本となります。具体的にはスケジュール管理、プレゼンテーション用資料の作成といった各種準備、営業スタッフが注文を受けてきた製品のストック確認と納品の手配、納入時期の交渉、見積もりや請求書の作成、伝票処理などです。国内向けの営業スタッフは外出していることが多いので、顧客からの電話を直接受けたりメールをすることもあります。海外営業担当の場合は英語のスキルもあったほうがよいでしょう。扱う商品知識もあればよいです。

経理・財務

「財務」とは、資金の調達・管理・運用といった、会社全体のおおまかなお金の流れを見渡すことです。「経理」とは、会社のお金の動きを日常的に細かく管理することで、具体的にいえば、入出金の管理、伝票の起票と仕訳、帳簿記入などが主な業務になります。ビジネスの場おいては必ずお金の出し入れが発生するだけに、ある程度専門的なスキルを身につけておけば、あらゆる企業で活躍できる手堅いポジションです。会社のお金の流れを知ることが出来スキルアップも狙えます。パソコンは使えた方がよいでしょう

貿易事務

総合商社、専門商社、貿易代行会社、メーカーの海外事業部などで、外国貿易に関する事務を行います。輸出入の際の船積書類や注文書などの書類作成、通関書類作成や輸入通関手配などの通関業務、商品の納入管理、苦情処理などが主な業務。通常の事務処理能力に加え、税関や貿易に関する知識が必要となります。海外顧客担当の営業アシスタントや物流部門の海外担当事務などが当てはまります。加えて外国とのビジネス取引に関わるため、専門用語の混じった外国語でコミュニケーションをとる場合が多く、高い語学力が求められます。各外国語の実用技能検定や TOEICでいい結果を出していたり、通関業務の専門家である通関士の資格を取得しているととてもプラスになります。実務に関する総合的な知識や貿易英語の基礎能力を判定する、貿易実務検定という試験もあります。

秘書

企業の役員や議員など、特定の役職にある人についてサポートする仕事です。民間企業だけでなく、大学病院や法律事務所、各種団体などで働くこともあります。企業における秘書の場合、秘書として採用されたり入社後に秘書として配属されるか、人材派遣会社から派遣されるパターンが多いです。仕事の内容は主に電話応対、来客への対応、スケジュールの調整・管理、文書の作成などです。要人が訪れてきたり、機密事項、重要書類を扱うことも少なくないため、正しいマナーとビジネス文書作成能力、細やかな気配りが求められます。なお、これを持っていなければ秘書になれないというわけではないが、（財）実務技能検定協会による秘書技能検定（3・2・準1・1級）、（社）日本秘書協会による国際秘書（CBS）検定という試験もあり、学生が取得する人気資格のひとつとなっています。

電話応対

受付やコールセンター、サポートセンター、相談窓口などにかかってくる顧客からの問い合わせに応対する仕事です。商品やサービス内容の紹介、技術のサポート、クレームの処理、担当の各部署への取り次ぎなど、企業の種類によって問い合わせ内容も様々なら、応対の仕方も様々です。いずれの場合においても、製品やサービス内容について正確に把握していなければ、顧客の問い合わせ内容をすばやく理解したり、的確な返答をすることは難しいため、取り扱う製品やサービスの基本的な知識はもちろん、新しい情報についても常に収集しておく必要があります。困っていたり怒っていたり、電話をかけてくるお客さんの対応を行うため、顔が見えない相手とコミュニケーションスキルや、丁寧な受け答えとビジネスマナーを身につけておくとよいでしょう。24時間対応の場合もあります。

データ入力

コンピュータを使い、伝票の金額や統計といった数字、原稿などの文字を入力する仕事です。入力ミスのないように作業するのはもちろん、受け持つ内容により、表記やフォーマットに関する細かいルールがあったりするので、集中力と根気が必要だ。コンピュータの基本的な扱い方を知っているだけでなく、タッチタイプは必須のスキルとなり正確さと速さが求められます。もちろんパソコン操作、表計算やワープロなどのビジネスソフトも使いこなせるようにしておきたいところです。企業などに採用された後、入力業務を行う部署に配属されたり、一般事務の一環としてデータ入力をすることもあるが、アルバイトやパートタイムとして携わったり、派遣会社から各企業に派遣されて業務を受け持つケースも多いです。また、派遣会社などに登録し、在宅で入力業務を請け負う人もいて、子育ての合間に在宅アルバイトをする主婦の方も多くいます。

手配業務

お客さんのニーズに合わせて、あるいは自社の業務を円滑に進めるために、必要なヒトやモノを手配する仕事です。何を手配するかは業種により様々で、たとえば旅行代理店の場合、航空券、指定席券といった各種チケットの確保、ホテルやレストランの予約、通訳・運転手・コーディネーターなどの手配がメインになります。運送会社なら車と運転手、イベント会社なら各種機材やスタッフなどを手配します。企業の総務部に所属しているのであれば、社員が出張する際必要になるチケットなどを手配するなど、いずれのケースでも、限られた時間に必要なモノをきっちり揃えることが肝心で、速さと正確さが求められます。

医療事務

病院の窓口で、白衣ではなく制服やスーツを着た人たちにより行われている仕事です。医師の作成した書類を元に保険点数を計算し、患者さんから自己負担分の料金をいただいて（会計）、月に1度、国や健康保険組合に請求するレセプト（診療報酬明細書）を作成するのが主な業務になります。診療内容を点数に置き換えて計算するのはかなり細かい作業で、医科・歯科別に専門知識が必要。また1ヵ月分をまとめて短期間で計算するため、処理の速さと正確さ、集中力、根気が求められます。忙しいレセプト作成のときだけ月に数日アルバイトとして働く人もいれば、総合病院に勤務し、受付や案内、データ入力、カルテ管理などの業務まで受け持つ人もいます。

営業事務

営業所や営業部で庶務業務を行う仕事です。営業スタッフ個人につくのではなく、営業所や営業部全体の面倒をみる何でも屋さん。小さな営業所ではたった1人で切り盛り…なんていうこともあり、長期期間働いている人ほど辞められると困るような状況になっている実情もあります。部署に所属する人の交通費や経費を精算をするなど、業務内容は営業部所属の一般事務といったところだ。売掛金の処理や、営業スタッフが受注をしてきたあとの一連の事務処理を行う点が、他部署の一般事務と異なる点です。事務処理にスピードが求められるのはもちろん、売り上げの管理などを行うため、何より正確さが求められます。また、不在がちな営業スタッフに代わってお客さんからの電話を受けることも多く、その部門や営業所がどのような製品を扱っているかの知識もあるとよいでしょう。

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